Arkevia est un coffre-fort numérique rattaché à l’environnement RH de l’entreprise. Il centralise les bulletins de paie électroniques et d’autres documents professionnels dans un espace personnel attribué à chaque salarié. My Arkevia désigne le portail de consultation côté utilisateur, celui par lequel le salarié accède à ses fichiers, les télécharge ou les partage.
Portabilité du coffre-fort Arkevia après un départ de l’entreprise
La plupart des guides sur Arkevia détaillent la création de compte ou les fonctionnalités de stockage. Un aspect moins traité, et qui pose des questions concrètes aux salariés, concerne ce qui se passe quand le contrat de travail prend fin.
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Le coffre-fort numérique Arkevia reste accessible même après la rupture du lien avec l’employeur. Le compte ne dépend pas du service RH de l’entreprise. Les identifiants personnels (adresse e-mail, mot de passe) continuent de fonctionner et les documents déposés restent consultables pendant plusieurs décennies.
La connexion à Arkevia et my Arkevia repose sur ces identifiants personnels, ce qui signifie que le salarié garde la main sur son espace même en changeant d’employeur. Si le nouvel employeur utilise aussi Arkevia, les documents des deux entreprises coexistent dans le même coffre.
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Cette portabilité a une limite pratique : l’ancien employeur ne dépose plus rien une fois le contrat terminé. Les bulletins de paie antérieurs restent en place, mais aucun nouveau document n’arrive de sa part. Le salarié peut toutefois continuer à ajouter ses propres fichiers (diplômes, contrats, pièces d’identité) dans l’espace personnel.
Sécurité des données et conformité réglementaire sur la plateforme Arkevia
Un coffre-fort numérique RH manipule des données sensibles : numéro de sécurité sociale, rémunération, coordonnées bancaires sur certains documents. La question de la sécurité n’est pas un argument marketing, c’est une contrainte légale.
Chiffrement et authentification
Arkevia utilise un chiffrement des fichiers au repos et en transit. L’authentification renforcée protège l’accès au compte. Des pare-feux et des systèmes de détection d’intrusion complètent le dispositif technique.
Les documents déposés dans Arkevia ont valeur légale au sens des normes françaises d’archivage électronique. Ce point distingue un coffre-fort numérique certifié d’un simple stockage cloud grand public, où l’intégrité du fichier n’est pas garantie juridiquement.
Conformité au RGPD et durée de conservation
La plateforme respecte les exigences du RGPD en matière de protection des données personnelles. Le salarié contrôle qui peut consulter ses documents et peut exporter ou supprimer des fichiers.
La durée de conservation annoncée par Arkevia atteint plusieurs décennies. Ce point est particulièrement utile pour les bulletins de paie, qui peuvent être réclamés lors d’une reconstitution de carrière pour la retraite. Voici les éléments que le coffre-fort protège :
- Les bulletins de paie électroniques transmis automatiquement par l’employeur via le système d’information RH
- Les documents personnels ajoutés par le salarié (contrats de travail, attestations, certificats)
- Les fichiers partagés ponctuellement avec un tiers (banque, administration) via un lien sécurisé à durée limitée
Connexion à My Arkevia : parcours technique et erreurs fréquentes
L’accès au portail My Arkevia se fait depuis un navigateur web ou un appareil mobile. Le salarié reçoit ses identifiants lors de l’activation du coffre par son employeur, généralement par e-mail.
Première connexion et activation du compte
Lors de la première connexion, le salarié doit valider son adresse e-mail personnelle (pas l’adresse professionnelle, pour garantir l’accès après un départ). Il définit ensuite un mot de passe personnel. L’adresse e-mail personnelle est le seul lien durable avec le coffre-fort, d’où l’importance de la tenir à jour.
Une erreur fréquente consiste à utiliser l’adresse professionnelle comme identifiant principal. Si cette adresse est désactivée après un départ, la récupération du compte devient plus complexe et nécessite une procédure auprès du support.
Résolution des problèmes d’accès courants
Trois situations reviennent régulièrement :
- Mot de passe oublié : la procédure de réinitialisation passe par l’adresse e-mail enregistrée. Si cette adresse n’est plus accessible, il faut contacter le support Arkevia directement
- Compte non activé : certains salariés ne finalisent pas l’activation à la réception de l’e-mail initial. Le lien d’activation a une durée de validité, après quoi il faut demander un renvoi via le service RH
- Navigateur incompatible ou cache saturé : vider le cache du navigateur ou tester avec un autre navigateur résout la majorité des blocages techniques à la connexion
Gestion documentaire côté entreprise : ce que l’employeur paramètre dans Arkevia
Le salarié voit son espace personnel, mais en amont, c’est l’entreprise qui configure le système. Arkevia s’intègre aux logiciels de paie et aux SIRH pour automatiser le dépôt des bulletins. Le service RH n’envoie pas manuellement chaque fiche : le transfert se fait par API ou connecteur dédié.
Ce fonctionnement automatisé réduit les erreurs de distribution et supprime les coûts d’impression et d’envoi postal. Le salarié reçoit une notification à chaque nouveau document déposé dans son coffre.
L’entreprise définit aussi les catégories de documents distribuées via Arkevia. Au-delà des bulletins de paie, certains employeurs y déposent les contrats de travail, les avenants, les attestations de formation ou les documents liés à la mutuelle. Le périmètre documentaire varie d’une entreprise à l’autre selon la politique RH interne.
Un point souvent ignoré : avant de déployer un outil numérique qui modifie les conditions de travail ou le traitement des données salariales, l’employeur doit consulter le CSE. Cette obligation de consultation s’applique y compris en phase de test partiel, comme l’ont rappelé les Éditions Tissot dans leurs publications sur le sujet.
Le choix d’Arkevia par l’employeur engage donc une démarche qui dépasse la simple installation technique. La conformité sociale du déploiement fait partie du projet, au même titre que la conformité RGPD du stockage.