Arkevia es un coffre fuerte digital vinculado al entorno de RRHH de la empresa. Centraliza los recibos de nómina electrónicos y otros documentos profesionales en un espacio personal asignado a cada empleado. My Arkevia designa el portal de consulta del lado del usuario, a través del cual el empleado accede a sus archivos, los descarga o los comparte.
Portabilidad del coffre fuerte Arkevia tras una salida de la empresa
La mayoría de las guías sobre Arkevia detallan la creación de cuentas o las funcionalidades de almacenamiento. Un aspecto menos tratado, y que plantea preguntas concretas a los empleados, se refiere a lo que sucede cuando el contrato de trabajo finaliza.
El coffre fuerte digital Arkevia sigue siendo accesible incluso después de la ruptura del vínculo con el empleador. La cuenta no depende del servicio de RRHH de la empresa. Las credenciales personales (dirección de correo electrónico, contraseña) continúan funcionando y los documentos depositados siguen siendo consultables durante varias décadas.
La conexión a Arkevia y my Arkevia se basa en estas credenciales personales, lo que significa que el empleado mantiene el control sobre su espacio incluso al cambiar de empleador. Si el nuevo empleador también utiliza Arkevia, los documentos de ambas empresas coexisten en el mismo coffre.
Esta portabilidad tiene un límite práctico: el antiguo empleador ya no deposita nada una vez finalizado el contrato. Los recibos de nómina anteriores permanecen en su lugar, pero no llega ningún nuevo documento de su parte. Sin embargo, el empleado puede seguir añadiendo sus propios archivos (títulos, contratos, documentos de identidad) en el espacio personal.
Seguridad de los datos y cumplimiento normativo en la plataforma Arkevia
Un coffre fuerte digital de RRHH maneja datos sensibles: número de seguridad social, remuneración, datos bancarios en ciertos documentos. La cuestión de la seguridad no es un argumento de marketing, es una obligación legal.
Cifrado y autenticación
Arkevia utiliza cifrado de archivos en reposo y en tránsito. La autenticación reforzada protege el acceso a la cuenta. Cortafuegos y sistemas de detección de intrusiones complementan el dispositivo técnico.
Los documentos depositados en Arkevia tienen valor legal en el sentido de las normas francesas de archivo electrónico. Este punto distingue un coffre fuerte digital certificado de un simple almacenamiento en la nube de consumo general, donde la integridad del archivo no está garantizada legalmente.
Cumplimiento del RGPD y duración de conservación
La plataforma respeta los requisitos del RGPD en materia de protección de datos personales. El empleado controla quién puede consultar sus documentos y puede exportar o eliminar archivos.
La duración de conservación anunciada por Arkevia alcanza varias décadas. Este punto es particularmente útil para los recibos de nómina, que pueden ser reclamados durante una reconstrucción de carrera para la jubilación. Aquí están los elementos que el coffre fuerte protege:
- Los recibos de nómina electrónicos transmitidos automáticamente por el empleador a través del sistema de información de RRHH
- Los documentos personales añadidos por el empleado (contratos de trabajo, certificados, constancias)
- Los archivos compartidos puntualmente con un tercero (banco, administración) a través de un enlace seguro de duración limitada
Conexión a My Arkevia: recorrido técnico y errores frecuentes
El acceso al portal My Arkevia se realiza desde un navegador web o un dispositivo móvil. El empleado recibe sus credenciales al activar el coffre por su empleador, generalmente por correo electrónico.
Primera conexión y activación de la cuenta
Durante la primera conexión, el empleado debe validar su dirección de correo electrónico personal (no la dirección profesional, para garantizar el acceso tras una salida). Luego define una contraseña personal. La dirección de correo electrónico personal es el único vínculo duradero con el coffre fuerte, de ahí la importancia de mantenerla actualizada.
Un error frecuente consiste en utilizar la dirección profesional como identificador principal. Si esta dirección se desactiva tras una salida, la recuperación de la cuenta se vuelve más compleja y requiere un procedimiento con el soporte.
Resolución de problemas de acceso comunes
Tres situaciones se repiten regularmente:
- Contraseña olvidada: el procedimiento de restablecimiento pasa por la dirección de correo electrónico registrada. Si esta dirección ya no es accesible, hay que contactar directamente con el soporte de Arkevia
- Cuenta no activada: algunos empleados no finalizan la activación al recibir el correo electrónico inicial. El enlace de activación tiene una duración de validez, después de la cual hay que solicitar un reenvío a través del servicio de RRHH
- Navegador incompatible o caché saturado: vaciar la caché del navegador o probar con otro navegador resuelve la mayoría de los bloqueos técnicos al iniciar sesión
Gestión documental del lado de la empresa: lo que el empleador configura en Arkevia
El empleado ve su espacio personal, pero en la parte anterior, es la empresa la que configura el sistema. Arkevia se integra con los software de nómina y los SIRH para automatizar el depósito de los recibos. El servicio de RRHH no envía manualmente cada ficha: la transferencia se realiza a través de API o conector dedicado.
Este funcionamiento automatizado reduce los errores de distribución y elimina los costos de impresión y envío postal. El empleado recibe una notificación por cada nuevo documento depositado en su coffre.
La empresa también define las categorías de documentos distribuidos a través de Arkevia. Más allá de los recibos de nómina, algunos empleadores depositan allí los contratos de trabajo, las adendas, los certificados de formación o los documentos relacionados con la mutua. El alcance documental varía de una empresa a otra según la política interna de RRHH.
Un punto a menudo ignorado: antes de desplegar una herramienta digital que modifique las condiciones de trabajo o el tratamiento de los datos salariales, el empleador debe consultar al CSE. Esta obligación de consulta se aplica incluso en fase de prueba parcial, como han recordado las Ediciones Tissot en sus publicaciones sobre el tema.
La elección de Arkevia por parte del empleador implica, por lo tanto, un proceso que va más allá de la simple instalación técnica. La conformidad social del despliegue forma parte del proyecto, al igual que la conformidad con el RGPD del almacenamiento.
