Arkevia is een digitale kluis die is gekoppeld aan de HR-omgeving van het bedrijf. Het centraliseert de elektronische loonstroken en andere professionele documenten in een persoonlijke ruimte die aan elke werknemer is toegewezen. My Arkevia verwijst naar het gebruikersportaal, waarmee de werknemer toegang heeft tot zijn bestanden, deze kan downloaden of delen.
Overdraagbaarheid van de Arkevia-kluis na vertrek uit het bedrijf
De meeste gidsen over Arkevia beschrijven de aanmaak van een account of de opslagfunctionaliteiten. Een minder behandeld aspect, dat concrete vragen oproept bij werknemers, betreft wat er gebeurt wanneer het arbeidscontract eindigt.
De digitale kluis Arkevia blijft toegankelijk, zelfs na het beëindigen van de relatie met de werkgever. Het account is niet afhankelijk van de HR-dienst van het bedrijf. De persoonlijke inloggegevens (e-mailadres, wachtwoord) blijven werken en de opgeslagen documenten blijven gedurende meerdere decennia toegankelijk.
De verbinding met Arkevia en my Arkevia is gebaseerd op deze persoonlijke inloggegevens, wat betekent dat de werknemer de controle over zijn ruimte behoudt, zelfs bij een verandering van werkgever. Als de nieuwe werkgever ook Arkevia gebruikt, coëxisteren de documenten van beide bedrijven in dezelfde kluis.
Deze overdraagbaarheid heeft een praktische beperking: de voormalige werkgever voegt niets meer toe zodra het contract is beëindigd. De eerdere loonstroken blijven beschikbaar, maar er komen geen nieuwe documenten van zijn kant. De werknemer kan echter wel zijn eigen bestanden (diploma’s, contracten, identiteitsbewijzen) blijven toevoegen in de persoonlijke ruimte.
Gegevensbeveiliging en wettelijke naleving op het Arkevia-platform
Een digitale HR-kluis verwerkt gevoelige gegevens: burgerservicenummer, salaris, bankgegevens op bepaalde documenten. De kwestie van beveiliging is geen marketingargument, het is een wettelijke verplichting.
Versleuteling en authenticatie
Arkevia maakt gebruik van versleuteling van bestanden in rust en tijdens verzending. Versterkte authenticatie beschermt de toegang tot het account. Firewalls en inbraakdetectiesystemen completeren de technische voorzieningen.
De documenten die in Arkevia zijn opgeslagen, hebben juridische waarde in de zin van de Franse normen voor elektronische archivering. Dit punt onderscheidt een gecertificeerde digitale kluis van een eenvoudige publieke cloudopslag, waar de integriteit van het bestand juridisch niet gegarandeerd is.
Naleving van de AVG en bewaartermijn
Het platform voldoet aan de vereisten van de AVG met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens. De werknemer controleert wie zijn documenten kan inzien en kan bestanden exporteren of verwijderen.
De bewaartermijn die door Arkevia wordt aangekondigd, bedraagt meerdere decennia. Dit punt is bijzonder nuttig voor loonstroken, die kunnen worden opgevraagd bij een loopbaanherziening voor het pensioen. Hier zijn de elementen die de kluis beschermt:
- De elektronische loonstroken die automatisch door de werkgever via het HR-informatiesysteem worden verzonden
- De persoonlijke documenten die door de werknemer zijn toegevoegd (arbeidscontracten, attesten, certificaten)
- De bestanden die tijdelijk met een derde partij (bank, administratie) worden gedeeld via een beveiligde link met beperkte duur
Toegang tot My Arkevia: technische stappen en veelvoorkomende fouten
Toegang tot het My Arkevia-portaal gebeurt via een webbrowser of een mobiel apparaat. De werknemer ontvangt zijn inloggegevens bij de activatie van de kluis door zijn werkgever, meestal per e-mail.
Eerste verbinding en activatie van het account
Bij de eerste verbinding moet de werknemer zijn persoonlijke e-mailadres (niet het zakelijke e-mailadres, om toegang na vertrek te waarborgen) valideren. Vervolgens stelt hij een persoonlijk wachtwoord in. Het persoonlijke e-mailadres is de enige blijvende link met de kluis, waardoor het belangrijk is om dit up-to-date te houden.
Een veelgemaakte fout is om het zakelijke e-mailadres als hoofdidentificatie te gebruiken. Als dit adres wordt gedeactiveerd na vertrek, wordt het herstellen van het account complexer en is een procedure bij de ondersteuning nodig.
Oplossen van veelvoorkomende toegangproblemen
Drie situaties komen regelmatig voor:
- Wachtwoord vergeten: de procedure voor het opnieuw instellen verloopt via het geregistreerde e-mailadres. Als dit adres niet meer toegankelijk is, moet de Arkevia-ondersteuning rechtstreeks worden gecontacteerd
- Account niet geactiveerd: sommige werknemers voltooien de activatie niet bij ontvangst van de initiële e-mail. De activatielink heeft een geldigheidsduur, waarna een nieuwe aanvraag via de HR-dienst moet worden gedaan
- Incompatibele browser of volle cache: het legen van de cache van de browser of het testen met een andere browser lost de meeste technische blokkades bij de verbinding op
Documentbeheer aan de bedrijfszijde: wat de werkgever instelt in Arkevia
De werknemer ziet zijn persoonlijke ruimte, maar vooraf is het het bedrijf dat het systeem configureert. Arkevia integreert met salarissoftware en HR-systemen om de indiening van loonstroken te automatiseren. De HR-dienst verzendt niet handmatig elke fiche: de overdracht gebeurt via API of een speciale connector.
Deze geautomatiseerde werking vermindert de distributiefouten en elimineert de kosten van druk en postverzending. De werknemer ontvangt een melding bij elk nieuw document dat in zijn kluis is opgeslagen.
Het bedrijf definieert ook de documentcategorieën die via Arkevia worden verspreid. Naast de loonstroken voegen sommige werkgevers daar ook arbeidscontracten, aanvullingen, opleidingsattesten of documenten met betrekking tot de zorgverzekering aan toe. De documentomvang varieert van bedrijf tot bedrijf afhankelijk van het interne HR-beleid.
Een vaak genegeerd punt: voordat een digitaal hulpmiddel wordt uitgerold dat de arbeidsomstandigheden of de verwerking van salarisgegevens wijzigt, moet de werkgever de OR raadplegen. Deze verplichting tot raadpleging geldt ook in de fase van gedeeltelijke tests, zoals de Éditions Tissot in hun publicaties over dit onderwerp hebben benadrukt.
De keuze voor Arkevia door de werkgever impliceert dus een proces dat verder gaat dan alleen de technische installatie. De sociale naleving van de uitrol maakt deel uit van het project, net als de naleving van de AVG van de opslag.
