Arkevia ist ein digitales Safe, das mit der HR-Umgebung des Unternehmens verbunden ist. Es zentralisiert die elektronischen Gehaltsabrechnungen und andere berufliche Dokumente in einem persönlichen Bereich, der jedem Mitarbeiter zugewiesen ist. My Arkevia bezeichnet das Benutzerportal, über das der Mitarbeiter auf seine Dateien zugreift, sie herunterlädt oder teilt.
Portabilität des Arkevia-Safes nach Verlassen des Unternehmens
Die meisten Leitfäden zu Arkevia erläutern die Kontoerstellung oder die Speicherfunktionen. Ein weniger behandelter Aspekt, der den Mitarbeitern konkrete Fragen aufwirft, betrifft das, was passiert, wenn der Arbeitsvertrag endet.
Das digitale Safe Arkevia bleibt auch nach der Beendigung des Verhältnisses zum Arbeitgeber zugänglich. Das Konto hängt nicht vom HR-Service des Unternehmens ab. Die persönlichen Anmeldedaten (E-Mail-Adresse, Passwort) funktionieren weiterhin, und die hinterlegten Dokumente bleiben mehrere Jahrzehnte lang einsehbar.
Der Zugang zu Arkevia und my Arkevia basiert auf diesen persönlichen Anmeldedaten, was bedeutet, dass der Mitarbeiter auch bei einem Arbeitgeberwechsel die Kontrolle über seinen Bereich behält. Wenn der neue Arbeitgeber ebenfalls Arkevia nutzt, koexistieren die Dokumente beider Unternehmen im selben Safe.
Diese Portabilität hat eine praktische Grenze: Der frühere Arbeitgeber hinterlegt nach Vertragsende nichts mehr. Die vorherigen Gehaltsabrechnungen bleiben vorhanden, aber es kommen keine neuen Dokumente von seiner Seite. Der Mitarbeiter kann jedoch weiterhin eigene Dateien (Diplome, Verträge, Ausweisdokumente) in den persönlichen Bereich hinzufügen.
Datensicherheit und rechtliche Konformität auf der Arkevia-Plattform
Ein digitales HR-Safe verarbeitet sensible Daten: Sozialversicherungsnummer, Vergütung, Bankdaten in bestimmten Dokumenten. Die Frage der Sicherheit ist kein Marketingargument, sondern eine gesetzliche Verpflichtung.
Verschlüsselung und Authentifizierung
Arkevia verwendet eine Verschlüsselung der Dateien im Ruhezustand und während der Übertragung. Die verstärkte Authentifizierung schützt den Zugang zum Konto. Firewalls und Intrusion Detection Systeme ergänzen die technische Ausstattung.
Die in Arkevia hinterlegten Dokumente haben rechtliche Gültigkeit im Sinne der französischen Normen für elektronische Archivierung. Dieser Punkt unterscheidet ein zertifiziertes digitales Safe von einem einfachen öffentlichen Cloud-Speicher, bei dem die Integrität der Datei rechtlich nicht garantiert ist.
Konformität mit der DSGVO und Aufbewahrungsdauer
Die Plattform erfüllt die Anforderungen der DSGVO zum Schutz personenbezogener Daten. Der Mitarbeiter kontrolliert, wer seine Dokumente einsehen kann, und kann Dateien exportieren oder löschen.
Die von Arkevia angegebene Aufbewahrungsdauer beträgt mehrere Jahrzehnte. Dieser Punkt ist besonders nützlich für Gehaltsabrechnungen, die bei einer Karriere-Rekonstruktion für die Rente angefordert werden können. Hier sind die Elemente, die das Safe schützt:
- Die elektronischen Gehaltsabrechnungen, die automatisch vom Arbeitgeber über das HR-Informationssystem übermittelt werden
- Die persönlichen Dokumente, die vom Mitarbeiter hinzugefügt werden (Arbeitsverträge, Bescheinigungen, Zertifikate)
- Die gelegentlich mit Dritten (Bank, Verwaltung) über einen zeitlich begrenzten, sicheren Link geteilten Dateien
Zugang zu My Arkevia: Technischer Ablauf und häufige Fehler
Der Zugang zum Portal My Arkevia erfolgt über einen Webbrowser oder ein mobiles Gerät. Der Mitarbeiter erhält seine Anmeldedaten bei der Aktivierung des Safes durch seinen Arbeitgeber, in der Regel per E-Mail.
Erster Zugang und Aktivierung des Kontos
Bei der ersten Anmeldung muss der Mitarbeiter seine persönliche E-Mail-Adresse bestätigen (nicht die berufliche, um den Zugang nach einem Verlassen des Unternehmens zu gewährleisten). Anschließend legt er ein persönliches Passwort fest. Die persönliche E-Mail-Adresse ist der einzige dauerhafte Link zum Safe, weshalb es wichtig ist, diese aktuell zu halten.
Ein häufiger Fehler besteht darin, die berufliche E-Mail-Adresse als Hauptidentifikator zu verwenden. Wenn diese Adresse nach dem Verlassen deaktiviert wird, wird die Wiederherstellung des Kontos komplizierter und erfordert ein Verfahren beim Support.
Behebung häufiger Zugriffsprobleme
Drei Situationen treten regelmäßig auf:
- Passwort vergessen: Das Verfahren zur Rücksetzung erfolgt über die registrierte E-Mail-Adresse. Wenn diese Adresse nicht mehr zugänglich ist, muss der Arkevia-Support direkt kontaktiert werden
- Konto nicht aktiviert: Einige Mitarbeiter schließen die Aktivierung nicht ab, nachdem sie die ursprüngliche E-Mail erhalten haben. Der Aktivierungslink hat eine Gültigkeitsdauer, nach der ein erneuter Versand über den HR-Service angefordert werden muss
- Inkompatibler Browser oder überfüllter Cache: Das Leeren des Browser-Caches oder das Testen mit einem anderen Browser löst die meisten technischen Blockaden beim Zugang
Dokumentenmanagement auf Unternehmensseite: Was der Arbeitgeber in Arkevia konfiguriert
Der Mitarbeiter sieht seinen persönlichen Bereich, aber im Vorfeld konfiguriert das Unternehmen das System. Arkevia integriert sich in die Lohnsoftware und die HR-Informationssysteme, um die Hinterlegung der Gehaltsabrechnungen zu automatisieren. Der HR-Service sendet nicht manuell jede Abrechnung: Der Transfer erfolgt über eine API oder einen speziellen Connector.
Diese automatisierte Funktionsweise reduziert Verteilungsfehler und eliminiert Druck- und Versandkosten. Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung bei jedem neuen Dokument, das in seinem Safe hinterlegt wird.
Das Unternehmen legt auch die Kategorien von Dokumenten fest, die über Arkevia verteilt werden. Neben den Gehaltsabrechnungen hinterlegen einige Arbeitgeber dort Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, Schulungsbescheinigungen oder Dokumente zur Krankenversicherung. Der Dokumentenumfang variiert von Unternehmen zu Unternehmen je nach interner HR-Politik.
Ein oft übersehener Punkt: Bevor ein digitales Werkzeug eingeführt wird, das die Arbeitsbedingungen oder die Verarbeitung von Lohndaten verändert, muss der Arbeitgeber den Betriebsrat konsultieren. Diese Beratungspflicht gilt auch in der Testphase, wie die Éditions Tissot in ihren Veröffentlichungen zu diesem Thema betont haben.
Die Wahl von Arkevia durch den Arbeitgeber stellt somit einen Prozess dar, der über die bloße technische Installation hinausgeht. Die soziale Konformität der Einführung ist Teil des Projekts, ebenso wie die DSGVO-Konformität der Speicherung.
