Arkevia é um cofre digital vinculado ao ambiente de RH da empresa. Ele centraliza os contracheques eletrônicos e outros documentos profissionais em um espaço pessoal atribuído a cada funcionário. My Arkevia designa o portal de consulta do lado do usuário, pelo qual o funcionário acessa seus arquivos, os baixa ou os compartilha.
Portabilidade do cofre Arkevia após a saída da empresa
A maioria dos guias sobre Arkevia detalha a criação de conta ou as funcionalidades de armazenamento. Um aspecto menos abordado, e que levanta questões concretas para os funcionários, diz respeito ao que acontece quando o contrato de trabalho chega ao fim.
O cofre digital Arkevia permanece acessível mesmo após a ruptura do vínculo com o empregador. A conta não depende do serviço de RH da empresa. As credenciais pessoais (endereço de e-mail, senha) continuam funcionando e os documentos depositados permanecem acessíveis por várias décadas.
A conexão ao Arkevia e my Arkevia baseia-se nessas credenciais pessoais, o que significa que o funcionário mantém o controle sobre seu espaço mesmo ao mudar de empregador. Se o novo empregador também usar Arkevia, os documentos das duas empresas coexistem no mesmo cofre.
Essa portabilidade tem um limite prático: o antigo empregador não deposita mais nada uma vez que o contrato é encerrado. Os contracheques anteriores permanecem, mas nenhum novo documento chega da parte dele. O funcionário pode, no entanto, continuar adicionando seus próprios arquivos (diplomas, contratos, documentos de identidade) no espaço pessoal.
Segurança dos dados e conformidade regulatória na plataforma Arkevia
Um cofre digital de RH manipula dados sensíveis: número de segurança social, remuneração, dados bancários em certos documentos. A questão da segurança não é um argumento de marketing, é uma exigência legal.
Criptografia e autenticação
Arkevia utiliza criptografia dos arquivos em repouso e em trânsito. A autenticação reforçada protege o acesso à conta. Firewalls e sistemas de detecção de intrusão complementam o dispositivo técnico.
Os documentos depositados no Arkevia têm valor legal no sentido das normas francesas de arquivamento eletrônico. Esse ponto distingue um cofre digital certificado de um simples armazenamento em nuvem de uso geral, onde a integridade do arquivo não é garantida juridicamente.
Conformidade com o RGPD e duração de conservação
A plataforma respeita os requisitos do RGPD em matéria de proteção de dados pessoais. O funcionário controla quem pode consultar seus documentos e pode exportar ou excluir arquivos.
A duração de conservação anunciada pelo Arkevia atinge várias décadas. Esse ponto é particularmente útil para os contracheques, que podem ser solicitados durante uma reconstituição de carreira para a aposentadoria. Aqui estão os elementos que o cofre protege:
- Os contracheques eletrônicos transmitidos automaticamente pelo empregador via sistema de informação de RH
- Os documentos pessoais adicionados pelo funcionário (contratos de trabalho, atestados, certificados)
- Os arquivos compartilhados pontualmente com um terceiro (banco, administração) via um link seguro de duração limitada
Conexão ao My Arkevia: percurso técnico e erros frequentes
O acesso ao portal My Arkevia é feito a partir de um navegador web ou de um dispositivo móvel. O funcionário recebe suas credenciais ao ativar o cofre por meio de seu empregador, geralmente por e-mail.
Primeira conexão e ativação da conta
Na primeira conexão, o funcionário deve validar seu endereço de e-mail pessoal (não o endereço profissional, para garantir o acesso após a saída). Ele então define uma senha pessoal. O endereço de e-mail pessoal é o único vínculo duradouro com o cofre, daí a importância de mantê-lo atualizado.
Um erro frequente consiste em usar o endereço profissional como identificador principal. Se esse endereço for desativado após a saída, a recuperação da conta se torna mais complexa e requer um procedimento junto ao suporte.
Resolução de problemas de acesso comuns
Três situações ocorrem regularmente:
- Senha esquecida: o procedimento de redefinição passa pelo endereço de e-mail registrado. Se esse endereço não estiver mais acessível, é necessário entrar em contato diretamente com o suporte Arkevia
- Conta não ativada: alguns funcionários não finalizam a ativação ao receber o e-mail inicial. O link de ativação tem um prazo de validade, após o qual é necessário solicitar um reenvio através do serviço de RH
- Navegador incompatível ou cache saturado: limpar o cache do navegador ou testar com outro navegador resolve a maioria dos bloqueios técnicos na conexão
Gestão documental do lado da empresa: o que o empregador configura no Arkevia
O funcionário vê seu espaço pessoal, mas, anteriormente, é a empresa que configura o sistema. Arkevia se integra aos softwares de folha de pagamento e aos SIRH para automatizar o depósito dos contracheques. O serviço de RH não envia manualmente cada ficha: a transferência é feita por API ou conector dedicado.
Esse funcionamento automatizado reduz os erros de distribuição e elimina os custos de impressão e envio postal. O funcionário recebe uma notificação a cada novo documento depositado em seu cofre.
A empresa também define as categorias de documentos distribuídas via Arkevia. Além dos contracheques, alguns empregadores depositam lá os contratos de trabalho, aditivos, atestados de formação ou documentos relacionados ao plano de saúde. O escopo documental varia de uma empresa para outra de acordo com a política interna de RH.
Um ponto frequentemente ignorado: antes de implantar uma ferramenta digital que modifica as condições de trabalho ou o tratamento dos dados salariais, o empregador deve consultar o CSE. Essa obrigação de consulta se aplica mesmo em fase de teste parcial, como lembraram as Edições Tissot em suas publicações sobre o assunto.
A escolha do Arkevia pelo empregador, portanto, envolve um processo que vai além da simples instalação técnica. A conformidade social da implantação faz parte do projeto, assim como a conformidade com o RGPD do armazenamento.
