Arkevia è un archivio digitale collegato all’ambiente HR dell’azienda. Centralizza le buste paga elettroniche e altri documenti professionali in uno spazio personale assegnato a ciascun dipendente. My Arkevia si riferisce al portale di consultazione lato utente, attraverso il quale il dipendente accede ai propri file, li scarica o li condivide.
Portabilità dell’archivio Arkevia dopo un’uscita dall’azienda
La maggior parte delle guide su Arkevia dettagliano la creazione dell’account o le funzionalità di archiviazione. Un aspetto meno trattato, e che solleva domande concrete per i dipendenti, riguarda ciò che accade quando il contratto di lavoro termina.
L’archivio digitale Arkevia rimane accessibile anche dopo la cessazione del rapporto con il datore di lavoro. L’account non dipende dal servizio HR dell’azienda. Le credenziali personali (indirizzo e-mail, password) continuano a funzionare e i documenti depositati rimangono consultabili per diversi decenni.
La connessione a Arkevia e my Arkevia si basa su queste credenziali personali, il che significa che il dipendente mantiene il controllo sul proprio spazio anche cambiando datore di lavoro. Se il nuovo datore di lavoro utilizza anch’esso Arkevia, i documenti delle due aziende coesistono nello stesso archivio.
Questa portabilità ha un limite pratico: il precedente datore di lavoro non deposita più nulla una volta terminato il contratto. Le buste paga precedenti rimangono disponibili, ma non arrivano nuovi documenti da parte sua. Tuttavia, il dipendente può continuare ad aggiungere i propri file (diplomi, contratti, documenti d’identità) nello spazio personale.
Sicurezza dei dati e conformità normativa sulla piattaforma Arkevia
Un archivio digitale HR gestisce dati sensibili: numero di previdenza sociale, retribuzione, coordinate bancarie su alcuni documenti. La questione della sicurezza non è un argomento di marketing, è un vincolo legale.
Crittografia e autenticazione
Arkevia utilizza una crittografia dei file a riposo e in transito. L’autenticazione rafforzata protegge l’accesso all’account. Firewall e sistemi di rilevamento delle intrusioni completano il dispositivo tecnico.
I documenti depositati in Arkevia hanno valore legale ai sensi delle norme francesi di archiviazione elettronica. Questo punto distingue un archivio digitale certificato da un semplice storage cloud di massa, dove l’integrità del file non è garantita giuridicamente.
Conformità al GDPR e durata di conservazione
La piattaforma rispetta i requisiti del GDPR in materia di protezione dei dati personali. Il dipendente controlla chi può consultare i suoi documenti e può esportare o eliminare file.
La durata di conservazione annunciata da Arkevia raggiunge diversi decenni. Questo punto è particolarmente utile per le buste paga, che possono essere richieste durante una ricostruzione della carriera per la pensione. Ecco gli elementi che l’archivio protegge:
- Le buste paga elettroniche trasmesse automaticamente dal datore di lavoro tramite il sistema informativo HR
- I documenti personali aggiunti dal dipendente (contratti di lavoro, attestati, certificati)
- I file condivisi occasionalmente con un terzo (banca, amministrazione) tramite un link sicuro a durata limitata
Connessione a My Arkevia: percorso tecnico e errori frequenti
L’accesso al portale My Arkevia avviene tramite un browser web o un dispositivo mobile. Il dipendente riceve le sue credenziali al momento dell’attivazione dell’archivio da parte del datore di lavoro, generalmente via e-mail.
Prima connessione e attivazione dell’account
Durante la prima connessione, il dipendente deve convalidare il proprio indirizzo e-mail personale (non l’indirizzo professionale, per garantire l’accesso dopo un’uscita). Successivamente definisce una password personale. L’indirizzo e-mail personale è l’unico legame duraturo con l’archivio, da qui l’importanza di mantenerlo aggiornato.
Un errore frequente consiste nell’utilizzare l’indirizzo professionale come identificativo principale. Se questo indirizzo viene disattivato dopo un’uscita, il recupero dell’account diventa più complesso e richiede una procedura con il supporto.
Risoluzione dei problemi di accesso comuni
Tre situazioni si ripetono regolarmente:
- Password dimenticata: la procedura di reimpostazione passa attraverso l’indirizzo e-mail registrato. Se questo indirizzo non è più accessibile, è necessario contattare direttamente il supporto Arkevia
- Account non attivato: alcuni dipendenti non completano l’attivazione al ricevimento dell’e-mail iniziale. Il link di attivazione ha una durata di validità, dopo la quale è necessario richiedere un rinvio tramite il servizio HR
- Browser incompatibile o cache saturata: svuotare la cache del browser o testare con un altro browser risolve la maggior parte dei blocchi tecnici alla connessione
Gestione documentale lato azienda: cosa configura il datore di lavoro in Arkevia
Il dipendente vede il proprio spazio personale, ma a monte, è l’azienda a configurare il sistema. Arkevia si integra con i software di gestione stipendi e i SIRH per automatizzare il deposito delle buste paga. Il servizio HR non invia manualmente ogni cedolino: il trasferimento avviene tramite API o connettore dedicato.
Questo funzionamento automatizzato riduce gli errori di distribuzione e elimina i costi di stampa e invio postale. Il dipendente riceve una notifica per ogni nuovo documento depositato nel suo archivio.
L’azienda definisce anche le categorie di documenti distribuite tramite Arkevia. Oltre alle buste paga, alcuni datori di lavoro vi depositano i contratti di lavoro, le modifiche, gli attestati di formazione o i documenti legati alla mutua. Il perimetro documentale varia da un’azienda all’altra a seconda della politica HR interna.
Un punto spesso trascurato: prima di implementare uno strumento digitale che modifica le condizioni di lavoro o il trattamento dei dati salariali, il datore di lavoro deve consultare il CSE. Questo obbligo di consultazione si applica anche in fase di test parziale, come hanno ricordato le Edizioni Tissot nelle loro pubblicazioni sull’argomento.
La scelta di Arkevia da parte del datore di lavoro implica quindi un processo che va oltre la semplice installazione tecnica. La conformità sociale del dispiegamento fa parte del progetto, al pari della conformità GDPR dell’archiviazione.
